Humas internal atau dalam istilah perhumasan sering disebut dengan istilah komunikasi pegawai telah berkembang begitu pesat sehingga pada saat ini wahananya tidak hanya sebatas pada jurnal internal saja, melainkan sebagai kegiatan sampingan untuk pertanda bahwa pihak manajemen senantiasa memberi perhatian kepada segenap jajaran perusahaan atau organisasi.
Pemikiran bahwa wujud komunikasi dalam jurnal internal selalu dikatakan seagai komunikasi ke bawah, artinya hanya berisi pesan dan instruksi dari atasan kepada bawahan saja itu ternyata sudah ketinggalan. Jurnal internal kini makin bersifat independent, dimana setiap para pembaca diundang untuk menyampaikan pendapatnya secara jujur meskipun berupa kecaman terhadap organisasi atau perusahaan itu sendiri. Hal ini disebabkan dengan adanya ketentuan hukum yang mengharuskan pihak manajemen untuk lebih bersifat terbuka dan informatif kepada semua pegawainya. Ketentuan tersebut diberlakukan salah satunya disebabkan oleh adanya kenyataan bahwa sebagian besar terjadinya kasus pemogokan dan unjuk rasa para pegawai bersumber dari desus-desus yang berkembang sebagi akibat dari ketertutupan pihak manajemen.
Dewasa ini jurnal internal memang tidak bisa dikatakan sebagai satu-satunya media komunikasi. Melainkan masih banyak lagi media komunikasi yang lebih bersifat langsung dan personal salah satunya adalah komunikasi tatap muka yangmana media komunikasi ini telah dikenal sejak dahulu[1].
A. Komplektisitas Humas Internal
Sebuah pemikiran yang menyebutkan bahwa humas internal atau pegawai hanya mencakup upaya menjelaskan kebijakan perusahaan atau membuka forum penampungan keluhan saja merupakan pemikiran yang teramat sederhana, sebab jika kita melihat lebih jauh bahwa tugas-tugas dan tujuan komunikasi itu lebih banyak dan bervariasi dari yang kita pikirkan.
B. Humas Internal untuk Memelihara Keterbukaan
Semua pegawai berhak untuk mengetahui apakah perusahaannya masih layak dan bernilai untuk dijadikan sandaran hidup sekaligus sangkutan masa depannya, baik yang berupa jumlah penghasilan maupun karir jabatannya. Sehingga dengan demikian kepuasan kerja itu erat kaitannya dengan pengetahuan dan pemahamanyang berupa tujuan inti dari dunia kehumasan.
C. Pemaparan Laporan dan Pembukuan Tahunan
Sekarang ini, setiap manajemen diharapkan bersedia untuk mengungkapkan hasil-hasil financial yang telah dicapai oleh perusahaan kepada para karyawannya. Melalui pengungkapan fakta hasil-hasil financial tersebut maka harapan-harapan yang berlebihan dari para karyawan akan dapat terhindari. Seandainya mereka memahami kondisi-kondisi yang sebenarnya, maka mereka tidak akan mudah terpancing oleh desas-desus dan tidak akan mudah ikut-ikutan melakukan pemogokan atau unjuk rasa.
D. Perombakan Personalia Setelah Akuisisi
Kesahpahaman dan kecemburuan mudah sekali muncul diantara para staf atau pegawai perusahaan yang diakuisisi ( dibeli atau diambil alih ) dengan pegawai perusahaan yang mengakuisisinya. Ketegangan tersebut jika dibiarkan berlarut-larut maka akan menjadi sumber penyakit yang memunculkan berbagai masalah berat. Hanya dengan usaha pembinaan komunikasilah yang baik antara dua belah pihak maka segala macam resiko dan ancaman seberat apapun dapat dihindari. Adapun upaya pembinaan komunikasi tersebut dapat diaplikasikan dengan menerapkan teknik-teknik kehumasan.
E. Penjelasan Tentang Teknologi Baru
Penegnalan suatu teknik, teknologi atau proses produksi yang baru haruslah disertai dengan penjelasan yang tuntas dan jujuragar tidak sampai meresahkan para karyawan ataupun pegawai. Kalupun rasionalisasi terpaksa untuk dilakukan, maka pihak manajemen harus berusaha memberikan pengertian mengenai kesulitan yang tengah dihadapi oleh perusahaan. Tindakan ini memang tidaka dapat dikatakan menyenangkan mereka yang terancam PHK, akan tetapi dengan penjelasan yang tuntas mereka pasti akan lebih mengerti dan lebih bias menerima keputusan pahit tersebut. Pembinaan komunikasi pegawai jelas tidak kalah pentingnya dari angka-angka penjualan atau laba tahunan.
F. Peningkatan Keselamatan Kerja
Sebagian kecelakaan kerja dibeberapa sector tidak mesti terjadi jika para pegawai tidak disodori sederetan instruksi,namun juga harus ada usaha untuk memahamkan mereka akan keselamatan kerja. Pendidikan semacam ini haruslah dijadikan sebagai program teta yang berkesinambungan mengingat disetiap perusahaan /institusi selalu ada muka-muka baru. Lagipula, sumber bahaya juga cendrung bertambah, sehingga jika tidak diwaspadai maka akan mengakibatkan kecelakaan yang fatal. Sebagai sebuah pengetahuan bagi kita bahwa ada beberapa perusahaan yang secara berkala mengummkan catatan musibah atau kecelakaan yang sudah terjadi, hal itu dilakukan sebagai usaha untuk meningkatkan kewaspadaan para pegawai[2].
G. Berita-berita Personalia
Dalam organisasi-organisasi yang anggota atau para pegawainya tersebar diberbagi lokasi yang berpencar atu yang selau bergerakseperti maskapai penerbangan dan pelayaran, maka jurnal internal atau media organisasi yang lainnya selalu dinanti-nanti. Belum lagi para pensiunan pegawai terkadang mereka masih membutuhkan berita-berita tentang perkembangan perusahaan serta mantan rekan-rekannya.
H. Paparan Struktur Manajemen
Bagan-bagan yang memeperlihatkan masing-masing jabatan yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasi, lengkap dengan wewenang dan tanggung jawab yang diembannya, ternyata sangat bermanfaat untuk lebh mengakrabkan segenap pegawai dengan berbagai macam identitas dan peranan-peranan manajemen dalamsemua tingkatan.
I. Sosialisasi Penerbitan Saham
Jika kita melihat perusahaan yang bergerak di bidang saham, banyak diantaranya yang menwarkan sahamnya untuk para pegawainya atau mendorong mereka untuk turut aktif dalam emisi ( penerbitan saham ). Seandainya seorang pegawai memiliki saham maka ia pasti akan paham tentang aneka kegiatan yang biasa berlangsung di bursa, serta mempelajari bagaimana dan mengapa naik turunnya harga kertas saham dapat dijadikan sebagai tolok ukur bagi maju mundurnya emiten ( perusahaan yang menerbitkan saham ).
J. Kesejahteraan Pegawai
Pension, tunjangan hari raya, insentif,bonus tahunan, komisi penjualan, hadiah bagi mereka yang berprestasi dalam pekerjaan ataupun dalam pendidikan dan sebaginya hendaknya dikomunikasikan dengan baik kepada para pegawai agar mereka menmahami, menghargai dan mendukung niat baik yang trkandung dalam penyadiaan fasilitas dan tunjangan kesejahteraan tersebut.
K. Humas Internasional
Sebuah perusahaan eksportir biasanya memiliki kantor cabang, anak persahaan, perusahaan patungan, dan lisensi di berbagai Negara. Pembukaan cabang disuatu negara atau pemindahan lokasi usaha negara lain, misalnya membuka kesempatan kerja di lokasi yang baru tersebut dan dengan sendirinya mempengaruhi mempengaruhi kerja di tempat asal. Tindakan alokasi dan realokasi fasilitas produksi tersebut menyangkut kepentingan para pegawai, sehingga pihak manajemen dituntut utnuk bersikap terbuka mengenai hal ini.
L. Penyambung Lidah Karyawan
Upaya khumasan harus mendapatkan informasi yang sama banyak dan baiknya, serta sama-sama diberi kesempatan untuk menyuarakan pendapatnya kepada para pimpinan dan dalam rangka berhubungan dengan hak luar atau khalayak perusahannya. Dengan demikian, setiap pegawai memiliki kemungkinan untuk bertindak sebagai wakil atau juru bicara bagi rekan-rekan dan organisasinya terutama mereka yang selau menjalin kontak dengan konsumen, mitra kerja, dan pihak-pihak luar lainnya.
M. Sosialisai Peraturan Perundang-undangan
Setiap kali ada peraturan, undang-undang atau kebijakan pemerintah yang mempengaruhi nasib organisasi atau perusahaan atau lembaga pendidikan, maka pihak manajemen berkewajiban untuk untuk menjelaskan sebagai implikasinya kepada seenap pegawai, karena nasib mereka pun turut terpengaruh.
N. Pengumpulan Umpan balik
Pengumpulan umpan balik untuk meciptakan rasa memiliki dan tanggung jawab bersama, sehingga setiap orang merasa dirinya dibutuhkan dan dihargai. Upayanya tidak hanya berupa pendekatan ke serikat buruh, tetapi juga ke segenap aspek perusahaan. Model iklan, gaya bangunan, nama perusahaan, kemasan produk, metode distribusi, dan berbagai hal lainnya yang ditemui oleh semua pegawai setiap harinya harus bisa dimanfaatkan untuk menumbuhkan sikap dan perasaan positif tersebut.
Pada umumnya, komunikasi pegawai yang baik akan mampu meningkatkan produktifitas. Hal itu bias tercipta bukan hanya karena seluruh pegawai bekerja lebih keras, akan tetapi yang lebih penting dari itu, karena mereka bekerja lebih sungguh-sungguh, lebih ikhlas, lebih semangat, lebih terampil , dan lebih efisien.
Media Humas Internal
Variasi perangkat Bantu komunikasi sangatlah besar. Namun pada umumnya, setiap organisasi hanya menggunakan sebagian kecil dari sekian banyak metode yang ada. Tentu saja yang dipilih adalah yang paling sesuai. Pemilihan metode komunikasi sangat dipengaruhi oleh karakteristik organisasi, jumlah dan strata personel, serta lokasi kerja. Jelas bahwa karakteristik sebuah pasar swalayan sangat kompak atau terpasu apabila dibandingkan dengan sebuah maskapaipalayaran atau perusahaan multinasional. Berikut ini akan diuraikan secara rinci jangkauan media dan metode komunikasi yang lazim dipergunakan oleh organisasi.
A. Media tulis
1. Jurnal Internal
Publikasi atau terbitan yang didistribusikan kepada para anggota ataupun khalayak pendukung dari suatu organisasi seperti institute-institut professional, niversitas, komunitas profesi tertentu, serikat buruh dan yayasan amal, lazim disebut sebagai jurnal internal semi eksternal. Meskipun mereka bukan orang dalam, mereka lebih dekat kepada organisasi daripada para pemakai jasa (konsumen), pedagang, pemegang saham atau para pecipta pendapat umum yang sepenuhnya merupakan pihak-pihak eksternal.
Disini, istilah jurnal diartikan secara luas yakni sebagai bahan cetakan yang diterbitkan secara teratur. Adapun bentuk-bentuknya yang konkret cukup bervariasi, antara lain Koran, majalah, newsletter dan majalah dinding[3]. Selama beberapa tahun terakhir ini telah bermunculan beberapa bentuk jurnal internal yang baru yang tentunya memberi sejumlah dimensi baru atas hubungan antara pihak manajemen dan para karyawan perusahaan pada umumnya. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut ini: (a) Jurnal audio: Berita dapat direkam pada sebuah pita kaset yang bisa diputar ulang kapan saja oleh semua orang, baik itu dikantor, di tengah perjalanan, maupun di rumah. (b) Jurnal video: suatu peristiwa atau kejadian juga dapat direkam melalui kamera video. Adapun keunggulannya adalah lebih jelas alam menggambarkan situasi sehingga apa yang hendak ditampilkan lebih mudah untuk dipahami. (c) Video perusahaan: ini merupakan perkembangan lebih jauh dari jurnal video yang berupa jaringan komunikasi televisi di perusahaan yang ditranmisikan melalui satelit ke berbagai cabangdan unti perusahaan. (d) Koran elektronik: suatu aringan kominikasi melalui computer, dimana computer induk disambungkan dengan sujumlah komputer pribadi.
2. Papan pengumuman
Papan pengumuman standar dapat ditempatkan di beerapa lokasi yang ramai. Agar segenap pegawai dapat memperoleh informasi yang sama dalam waktu yang bersamaan. Wujudnya bisa berupa poster yang bisa setiap saat diganti sampai dengan papan permanent.
3. Literatur pengenalan/informasi
Adalah berbagai macam naskah, materi atau buklet yang berisikan riwayat singkat perusahaan, berbagai kegiatan pokoknya, cara kerjanya, fungsi-fungsi yang dijalankan perusahaan lengkap dengan bagan-bagannya, struktur manajemen dan aneka hal yang penting lainnya yang harus diketahui oleh para pegawai baru.
4. Brosur
Adalah selebaran yang berisi keterangan singkat namun lengkap tentang profile suatu organisasi atau bahan informasi tertulis.
B. Media lisan
1. Insentif bicara (nomor aduan)
Adalah metode untuk memperoleh umpan balik dari para pegawai perusahaan dengan membuka nomor telepon khusus sehingga setiap pegawai dapat menghubungi pimpinan perusahaan atau lembaga pendidikan secara langsung tanpa harus menempuh lika liku birokrasi perkantoran.
2. Siaran umum
Suatu media untuk menyampaikan pesan-pesan pihak manajemen kepada segenap pegawainya dengan menggunakan sejumlah pengeras suara dan instalasi-instalasi sentral yang dilakukan secara fleksibel.
3. Obrolan langsung
Salah satu cara yang paling efektif untuk memperlihatkan sikap terbuka pihak manajemen dengan melakukan pembicaraan tatap muka secara pribadi dan langsung. Kelebihan media ini adalah pegawai atau bawahan dapat mengajkan komentar, pertanyaan dan menyatakan pendapatatau isi hatinya secara langsung.
4. Presentasi video / slide
Perangkat audio visual dapat digunakan untuk berbagai tujuan mulai dari mendidik para pegawai baru, menjelaskan standar keamanan kerja, menguraikan kemajuan yang telah dicapai perusahaan, memaparkan laporan dan pembukuan tahunan, mengadakan rekrutmen, mendemonstrasikan kegunaan produk-produk baru dan lain-lain.
C. Media elektronik
1. Kaset video dan CCTV (close circuit television)
Media modern ini menghadirkan komunikasi tatap muka secara artificial (seolah-olah yang ditonton dapat saling terkomunikasi secara langsung) yang berpotensi besar untuk menumbuhkan pemahaman yang lebih baik antara pihak manajemen terhadap pegawai.
2. Stasiun radio sendiri
Media untuk menghubungkan antara atasan dan bawahan dengan memasang sejumlah pengeras suara diatas tiap mesin yang mampu menyiarkan program-program radio yang dibuat sendiri oleh tiap perusahaan. Dimana programnya diusahakan semenarik mungkin, yang isinya berupa berita-berita internal perusahaan, laporan dan kometar terhadap suatu perstiwa olah raga, permintaan lagu, dan penyampaian pesan-pesan pribadi dari seorang pegawai kepada rekannya. Media ini menjadikan suasana kerja menjadi lebih nyama dan menyenangkan meskipun pabrik tetap bising.
3. Jaringan telepon internal
Adalah media untuk menyampaikan gagasan pegawai mengenai berbagai hal melalui telepon.
D. Forum atau kegiatan
1. Inspeksi pimpinan
Adalah salah satu cara yang digunakan untuk menggalang kedekatan dan hubungan baik antara pimpinan dengan para pegawainya yang tidak berada di kantor pusat melalui kunjungan-kunjungan para pimpinan perusahaan tersebut ke masing-masing cabang perusahaan.
2. Konfrensi staf dan rapat dinas
Media untuk menggalang kebersamaan dan keakraban sekaligus menciptakan hubungan baik antara pihak manajemen dengan para pegawai melalui pertemuan-pertemuan dinas yang melibatkan para staf dan pegawai yang diselenggarakan baik di markas besar maupun di kantor-kantor cabang dan juga konferensi tingkat nasional.
3. Dewan pekerja
Salah satu metode dalam membina hubungan baik antara pimpinan dan bawahan melalui pembentukan dewan pekerja (dilengkapi dengan sejumlah komite spesifik) yang memiliki akses pengaruh ke pihak manajemen.
4. Tur staf
Suatu metode untuk mengupayakan para staf tidak terisolasi dalam unit-unitnya sendiri melalui program kunjungan timbal balik diantara staf. Sehingga para pegawai dari setiap bagian diberi kesempatan untuk menengok rekan-rekannya di unit yang lain.
5. Acara kekeluargaan
Suatu metode untuk merekatkan hubungan baik antara pihak manajemen dengan pegawainya melalui berbagai kegiatan dan acara tak resmi seperti pesta perusahaan, makan malam, piknik, dll yang menyertakan anggota keluarga dan lingkungan terdekat.
6. Pameran dan peragaan
Metode ini dimanfaatkan untuk mendemostrasikan dalam menjelaskan sejarah atau suatu kebijakan perusahaan, bidang-bidang yang digeluti dan tata cara pelaksanaannya.
7. Klub social
Terkhusus pada organisasi atau perusahaan yang telah mapan biasanya terdapat klub social atau olah raga yang dilengkapi dengan fasilitas. Media ini berguna untuk mempererat hubungan antara pihak manajemen dengan para pegawai.
DAFTAR PUSTAKA
Anggoro, Linggar. 2008. Teori & Profesi Kehumasan Serta Aplikasinya di Indonesia Jakarta: Bumi aksara
Jefkins, Frank. 2004. Public Relations. Jakarta: Erlangga